Die Korrektur von Namen (正名– Zhèngmíng) ist eine der zentralen konfuzianischen Lehren, die sich auf die Idee stützt, dass die Verwendung des richtigen Namens für Objekte – seien es Titel, rituelle Werkzeuge oder Pflanzenarten – eine direkte Auswirkung auf die Harmonie in den sozialen Beziehungen wie auch auf die ganze Welt hat.

In China ist die richtige Namensfindung für ein Unternehmen und auch Individuen essenziell. Das spiegelt sich auch in der Namensgenehmigung wider, die der erste Schritt einer Unternehmensgründung in China ist. Aber was passiert, wenn der zu Beginn ausgewählte Name aus irgendeinem Grund geändert werden muss?

Das Verfahren für die Änderung eines Unternehmensnamens in China ist relativ kompliziert, auch wenn es noch deutlich einfacher als die Änderung des Geschäftszwecks ist. Da der Unternehmensname auf zahlreichen offiziellen Dokumenten wie der Geschäftslizenz, dem Unternehmensstempel und dem Zertifikat für die Steuerregistrierung erscheint, muss jede Änderung bei den zuständigen Regierungsbehörden beantragt werden. Es ist daher sehr wichtig, dass Unternehmen sich auf jeden Schritt des Verfahrens genau vorbereiten, bevor sie ihren ersten Antrag stellen, da Abgabefristen für spätere Schritte von der Erfüllung früherer Schritte abhängen.

Zuerst muss die Namensänderung beim örtlichen Büro der Staatlichen Verwaltung für Industrie und Handel (State Administration for Industry and Commerce - SAIC), bei der das Unternehmen erstmals registriert wurde, beantragt werden. Benötigt werden dazu folgende Dokumente:

1. ein schriftlicher Antrag für die Änderung der registrierten Unternehmensinformationen, unterzeichnet vom gesetzlichen Vertreter des Unternehmens;

2. ein Beschluss oder eine Entscheidung bezüglich der Änderung gemäß dem Gesellschaftsgesetz; sowie

3. weitere Dokumente, die von der SAIC angefordert werden.

Ähnlich wie beim erstmaligen Genehmigungsantrag für einen Unternehmensnamen muss auch dieser schriftliche Antrag mindestens drei Namensvorschläge (den bevorzugten eingeschlossen) enthalten, die in Einklang mit den „Maßnahmen zur Umsetzung der Verwaltung der Unternehmensnamensregistrierung" vom Juni 2014 stehen. Wurde der erste vorgeschlagene Name bereits von einem anderen Unternehmen registriert, genehmigt die Behörde einen der anderen vorgeschlagenen Namen.

Die allgemeine Struktur eines Unternehmensnamens lautet wie folgt:

[Standort]+[Handelsname]+[Branche]+[Unternehmensart]

Ein Beispiel für die Namensstruktur eines Unternehmens in ausländischem Besitz wäre:

[Shanghai]*+[ Handelsname]+[Consulting]+[Co., Ltd]*Alternativ kann der Standort in Klammern nach dem Handelsnamen oder der Branche stehen, wie etwa: XXX Consulting (Shanghai) Co., Ltd. Dies ist jedoch nur bei mit ausländischem Kapital finanzierten Unternehmen erlaubt.

Die Struktur des Unternehmensnamens ist für alle Teile standardisiert, mit Ausnahme des Handelsnamens. Spezielle Vorgaben reglementieren auch hier jedoch die individuelle Entscheidungsfreiheit. So muss der Handelsname aus chinesischen Zeichen bestehen (lateinische Schrift und Pinyin sowie arabische Nummern sind verboten) und sollte mehr als nur ein Zeichen enthalten. Wenn nicht explizit von der SAIC erlaubt, darf der Name die folgenden Wörter nicht beinhalten: "中国"(China), "中华"(China), "全国"(National), "国家"(State), "国际"(International).

Wird der Änderung zugestimmt, stellt die Behörde innerhalb von zehn Tagen einen positiven Bescheid aus und fordert das Unternehmen auf, seine Geschäftslizenz dementsprechend zu ändern. Eine Gebühr von 100 RMB wird bei jeder Änderung der Registrierungsinformationen fällig. Theoretisch muss jede Änderung im Unternehmensnamen innerhalb von 30 Tagen nach der Genehmigung beim lokalen SAIC-Büro eingereicht werden. Ein Versäumnis kann mit einem Bußgeld zwischen 10.000 RMB und 100.000 RMB geahndet werden.

Falls die Namensänderung einer Muttergesellschaft die Registrierungsinformation einer oder mehrerer Zweigniederlassungen betrifft, muss dafür ebenfalls ein Änderungsantrag gestellt werden. Eine Zweigniederlassung kann rechtlich nicht selbstständig handeln und sollte daher das Wort „Filiale" oder einen ähnlichen Begriff („分公司"､分厂"､"分店"等字词) im Unternehmensnamen verwenden. Anträge müssen innerhalb von 30 Tagen nach der Namensänderung des Mutterunternehmens bei der ursprünglich für die Zweigniederlassung zuständigen SAIC-Abteilung eingereicht werden. Dieser Antrag muss vom gesetzlichen Vertreter des Unternehmens unterzeichnet sein und es muss eine Kopie der Geschäftslizenz, versehen mit dem Unternehmenssiegel, beigelegt werden.

Als zweiter Schritt muss das Unternehmen einen Antrag für die Änderung der Information auf der Geschäftslizenz bei jener SAIC Behörde einreichen, die ursprünglich die Registrierung vornahm. Dieser Antrag muss ebenfalls innerhalb von 30 Tagen nach den Änderungen in Schritt 1 eingereicht werden. Erforderliche Dokumente sind:

1. ein Antrag auf Änderung der Registrierungsinformationen, unterzeichnet vom gesetzlichen Vertreter und vom Vorstandsvorsitzendem des Unternehmens;

2. ein Beschluss, die Registrierungsinformation zu ändern, erlassen durch den Vorstandsvorsitzenden;

3. eine Genehmigung des SAIC, die Registrierungsinformationen zu ändern, wie in Schritt 1 beschrieben; und

4. andere relevante Dokumente .

Innerhalb von 30 Tagen nach Antragseingang wird von der Behörde ein Beschluss ausgestellt. Die Höhe der fälligen Gebühr wird vom lokalen SAIC-Büro bestimmt. Ein Versäumnis bei der Registrierung der geänderten Informationen kann zur Verhängung von Bußgeldern und einer gerichtlichen Anordnung zur Rückänderung innerhalb einer bestimmten Frist führen.

Schritt 3 umfasst die Aktualisierung der anderen Dokumente, auf denen der Name erscheint, der bereits in den Schritten 1 - für das Unternehmen - und 2 – auf der Geschäftslizenz - bei der lokalen SAIC-Stelle registriert wurde. Diese zu aktualisierenden Dokumente beinhalten auch die diversen Unternehmensstempel, etwa für Finanzen, Zoll und den allgemeinen Unternehmensstempel. Sie müssen erneuert werden und bei der lokalen Stelle des Büros für öffentliche Sicherheit registriert werden.

Andere Dokumente, die aktualisiert werden müssen, sind die Registrierungsinformationen bei der staatlichen Behörde für Devisenhandel (SAFE), der Finanzbehörde und der Statistikbehörde sowie beim Zoll, außerdem Bankinformationen und die Außenhandelsregistrierung beim MOFCOM und beim Steueramt.

Die Aktualisierung der Steuerregistrierung ist relativ komplex, jedoch ein zentrales Element im Gesamtprozess, da sie die Fähigkeit des Unternehmens beeinflusst, Quittungen auszustellen (und es damit seinen Kunden ermöglicht, die Umsatzsteuer abzusetzen). Zuerst muss das Unternehmen innerhalb der 30-Tages-Frist von Schritt 1 eine Änderung der Registrierungsinformationen bei der ursprünglich involvierten Steuerbehörde einreichen. Dieser Antrag erfordert folgende Dokumente:

1. Genehmigung der lokalen SAIC-Stelle zur Abänderung der Registrierungsinformationen des Unternehmens und der Geschäftslizenz;

2. Dokumentierung der Änderungen hinsichtlich der Steuerregistrierung (nur erforderlich falls die Namensänderung mit weiteren Änderungen der Registrierungsinformationen einhergeht);

3. das ursprüngliche Zertifikat für die Steuerregistrierung (Original + Kopien); und

4. andere relevante Dokumente.

Dann wird vom Unternehmen verlangt, ein Antragsformular für die Änderung der Registrierungsinformationen auszufüllen, das innerhalb von 30 Tagen nach Einreichung von der Steuerbehörde bearbeitet wird. Falls dem Antrag stattgegeben wird, wird dem Unternehmen ein neues Steuerzertifikat ausgestellt. Sollte das Unternehmen die Änderungen der Registrierungsinformationen bei den Steuerbehörden nicht aktualisieren, sind verschiedene Strafen vorgesehen.

Zusätzlich muss das Unternehmen Änderungen in allen laufenden Verträgen mit Zulieferern und Kunden vornehmen. Die betroffenen Parteien müssen zwar keinen neuen Vertrag unterzeichnen, jedoch einen entsprechenden Zusatz zum bestehenden Vertrag. Dasselbe gilt für alle Arbeitsverträge mit Angestellten, für die ebenfalls sowohl vom Arbeitgeber als auch vom Arbeitnehmer ein Zusatz unterzeichnet werden muss.

Die Änderung des Unternehmensnamens in China ist keine einfache Aufgabe. Mit der richtigen Planung kann sie jedoch durchgeführt werden. Abhängig von der Anzahl der Dokumente, die aktualisiert werden müssen, kann der Prozess einige Monate dauern, dabei ist die Zeit nicht berücksichtigt, die das Unternehmen zur Vorbereitung interner Dokumente benötigt. Aus diesen und anderen Gründen empfehlen wir Unternehmen, ein solches Vorhaben an erfahrene Dienstleister wie das professionelle Beratungsteam für Steuern und Rechtsfragen von Dezan Shira & Associates auszulagern.